OCR een technologie om te adopteren

Facturen, kwitanties, aankoopbewijzen… Financiële documenten zijn een integraal onderdeel van elk bedrijf. In welke branche u ook actief bent, u zult dit soort documenten ongetwijfeld tegenkomen zodra u een product aanschaft of een dienst gebruikt. Om uw rekeningboeken up-to-date te houden, moet u de documenten sorteren, lezen en de relevante informatie extraheren. Daarna moet u dezelfde informatie classificeren zodat deze klaar is om te worden verwerkt en vervolgens opgeslagen in uw database of ERP-software.

Tegen de tijd dat elk document is verwerkt, ligt er een nieuwe stapel op het bureau. Elk document vereist een wisselende hoeveelheid tijd en is altijd een repetitieve taak, vooral lopende facturen. Een goede zaak is dat de huidige technologieën oplossingen bieden die workflows eenvoudiger en sneller maken.
Optical Character Recognition, of OCR, is een technologie voor het lezen en extraheren van informatie uit een document. Dit zorgt voor een revolutie in de documentverwerking en verbetert de kwaliteit van de gegevensextractie drastisch. Ontdek in detail wat deze technologie is en welke voordelen u er uit kunt halen.

OCR: 3 letters voor een grote verandering

OCR is een veelgebruikte technologie voor het herkennen van tekst in een afbeelding, zoals gescande documenten of foto’s. OCR-technologie wordt gebruikt om vrijwel elk type afbeelding met geschreven tekst (getypt, handgeschreven of afgedrukt) om te zetten in machineleesbare tekstgegevens. Maar hoe werkt deze technologie precies? Wat zijn de voordelen van OCR? Laten we wat licht op dit onderwerp werpen!

Hoe werkt het?

Allereerst heb je een apparaat nodig dat OCR-technologie ondersteunt. Het kan bijvoorbeeld uw smartphone zijn. Scan het document waaruit u nuttige informatie voor uw activiteit wilt halen. OCR-technologie analyseert uw document in realtime. De vooraf gedefinieerde informatie wordt automatisch geëxtraheerd. Van deze extractie zorgt de OCR-software vervolgens voor het prioriteren en ordenen van de informatie.

OCR-technologie volgt drie fasen

Scan het document waaruit je informatie wilt halen met je smartphone via de applicatie van je OCR.
Na ontvangst door de app wordt de aanwezige tekstuele informatie geëxtraheerd maar nog niet gestructureerd.
Ten slotte structureert de applicatie de gegevens en kunt u deze rechtstreeks in uw database verwerken.
Nu u hebt gezien hoe OCR-software werkt, volgt hier een niet-limitatieve lijst van de voordelen die u zult ondervinden bij het gebruik van deze technologie.

De voordelen van het gebruik van OCR

Het automatiseren van gegevensinvoer verbetert het beheer en de verwerking van uw documenten aanzienlijk. Verbeter de snelheid en precisie van de verwerking van uw documenten door de verwerking ervan toe te vertrouwen aan OCR-software.

Verbeter snelheid en precisie

Door het beheer van uw documenten aan OCR-software toe te vertrouwen, kunt u er zeker van zijn dat u ze sneller en nauwkeuriger verwerkt. Inderdaad, de OCR werkt continu. Wat betreft nauwkeurigheid, OCR evolueert voortdurend, de software leert voortdurend van de documenten die eraan worden verstrekt. Handmatige invoerfouten worden verwijderd.

Verhoog uw efficiëntie

Verhoog uw efficiëntie met de snelheid en nauwkeurigheid van OCR. U kunt nu een maximaal aantal documenten verwerken in een veel kortere tijd dan bij handmatige verwerking.

Optimaliseer uw tijd

OCR kan informatie in seconden analyseren en extraheren (meestal 2-5 seconden), terwijl het handmatig gemakkelijk enkele minuten van uw tijd in beslag neemt.
Dankzij OCR en de automatisering van uw documentverwerking kunt u een veel groter aantal documenten sneller verwerken.
Voordat u profiteert van de voordelen van OCR, is het een goede zaak om een inventaris op te maken. Waarom ? Om u in staat te stellen uw onderzoek beter te begrijpen en uw behoeften stroomopwaarts te definiëren.

Maak een goede inventarisatie

Begin met het identificeren van uw behoeften, uw budget, de te verwerken documenten, analyseer de verschillende leveranciers … Dit alles om uw aanpak te rechtvaardigen en uw werk te vergemakkelijken bij het kiezen van een leverancier.

Hier zijn enkele tips om u te helpen automatisering in uw bedrijf te krijgen.

Definitie van behoeften

Wordt de oplossing gezocht op lange of korte termijn? Welke taken worden geautomatiseerd? Voor welke soorten documenten? Welk budget zal worden toegewezen aan deze automatisering?

Vraag het aan je collega’s

Wat zijn de huidige processen in het bedrijf? Identificeer repetitieve taken en taken die worden geautomatiseerd. Bepaal hoeveel tijd wordt besteed aan het uitchecken van een document en wanneer fouten het meest voorkomen.

Vergelijkende studie van OCR-leveranciers

Een snelle blik op internet en je vindt een oneindig aantal OCR-softwareleveranciers. Ze komen niet allemaal overeen met uw eerste verzoek. Vergelijk de verschillende aanbiedingen, prijzen, oplossingen van elke leverancier. Plan een gratis demo in om een idee te krijgen hoe de software werkt en wat het voor jouw organisatie oplevert.

Bereken uw rendement op uw investering

Vergelijk na uw analyse de 2-3 potentiële leveranciers die het beste bij u passen: baseer u op de prijzen en de aangeboden oplossingen. Hoeveel tijd en geld denkt u te besparen? Het is waarschijnlijk dat de verkopers u zelf een schatting van deze aantallen zullen geven. Nog beter is om een idee te krijgen van de mogelijke besparingen aan de hand van een demo of een gratis proefperiode. Vergelijk deze cijfers met de kosten van de oplossing en u berekent de ROI voor het eerste jaar van gebruik en de daaropvolgende jaren. Welke leverancier past het beste bij uw wensen?

Testen en evalueren

Na uw ROI heeft u een leverancier gekozen die bij uw wensen lijkt te passen. Test het product en evalueer het na enkele maanden. Krijg je de resultaten die je wilt? Voldoen de behaalde besparingen aan uw verwachtingen? Let ook tijdens het hele proces op de kwaliteit van de ondersteuning door uw leverancier.

Vind uw OCR-provider

Kortom, een goede leverancier moet aan uw eisen voldoen. Hij moet een oplossing kunnen bieden die beantwoordt aan uw behoeften, uw budget respecteren en u gedurende het hele proces ondersteunen. Het vinden van de juiste leverancier kan enige tijd duren, maar het is belangrijk om ervoor te zorgen dat u de juiste oplossing heeft.